Gestione digitale documenti, ordini e just-in-time
Riduzione dei tempi di invio degli ordini ai fornitori
Esselunga / 1987
Migliaia di fax e email al giorno per gestire gli ordini ai fornitori
Nel 1957 nasce la "Supermarkets Italiani S.p.A." e viene inaugurato il primo Supermercato in viale Regina Giovanna a Milano.
Una delle più importanti catene di supermercati, da sempre molto attenta all’aspetto innovativo-tecnologico. Nel 1986 l'azienda invitò alcuni produttori del settore tecnologico, fra cui PRB, a un concorso per risolvere il problema dell’inoltro degli ordini ai fornitori. Fu la prima catena di supermercati che digitalizzò lo scarico del magazzino con lettura barcode.
Gli ordini, suddivisi per ciascun Supermercato, venivano elaborati nella notte dal Main-Frame e quindi stampati. I tabulati prodotti erano distribuiti a numerosi addetti che, a loro volta, ne telefonavano i dati ai fornitori. Si generavano, ovviamente, ritardi e incomprensioni.
Per migliorare, semplificare e velocizzare il processo - pensò di utilizzare un sistema basato su “modem”. Poiché in quegli anni i modem e le linee telefoniche non erano ancora affidabili, PRB propose una diversa soluzione: inviare gli ordini via Telex e via Fax.
Il progetto fu approvato e PRB realizzò il collegamento del Main-Frame di Pioltello alle linee di comunicazione con la propria soluzione tecnologica: l’hardware “Open Channel”, dotato del software “GDD-Gestione Digitale Documenti” per il trattamento delle comunicazioni. I risultati furono ottimi: gli ordinativi erano già ricevuti dai fornitori all’inizio della giornata lavorativa. Quindi: maggior efficienza, rapidità e notevole riduzione dei costi.
Negli anni successivi il sistema è stato ampliato e migliorato, collegando anche il Main-Frame di Firenze e la posta Email e allargando la gestione ad altri importanti processi interni. Con la tipica stabilità ed affidabilità delle tecnologie PRB: molto importante, visto che il volume degli ordinativi era notevole (circa 30.000 al giorno) e la loro criticità elevata, specialmente per gli ordinativi del “fresco”.
Il Ragionier Carlo Gadda, in quegli anni Responsabile del settore tecnologico, ebbe a dire che “l’applicazione PRB è stato l’investimento con il miglior rapporto costo/prestazione”. Ed i suoi successori ne hanno riconfermato la fiducia. PRB è riconoscente a questo cliente poiché la criticità e complessità delle esigenze da soddisfare le hanno permesso di acquisire una notevole esperienza organizzativa e tecnologica.
Nel 2018, l'azienda è ancora soddisfatto cliente di PRB.
Uno dei primi supermercati a Milano, in viale Zara. (Immagine it.wikipedia.org, Dominio Pubblico)
Problema
L'azienda necessitava di:
- Rendere più efficiente il sistema di gestione degli approvvigionamenti
- Snellire e semplificare la gestione delle comunicazioni fax giornaliere
Soluzione
L'azienda decide nel 1987 di adottare le soluzioni PRB per gestire in modo efficiente il just-in-time del sistema degli approvvigionamenti. Sulla base delle richieste di approvvigionamento dei singoli punti vendita, elaborati gli ordini per i fornitori che vengono tempestivamente inviati a mezzo fax/email:
- Il sistema, in grado di gestire migliaia di comunicazioni fax ogni giorno, è composto da GDD integrata con il software gestionale su IBM Mainframe
- Le trasmissioni sono assicurate da 2 Centraline Open Channel configurate secondo schemi di business continuity, ciascuna con un flusso primario da 30 canali ISDN
- Una terza Centralina Open Channel viene utilizzata con finalità di test
Vantaggi
Risparmio annuo:
- Riduzione dei tempi di invio degli ordini ai fornitori, con possibilità di impostare come prioritari gli ordini del "fresco" e spedizione in "fascia notturna" dei fax meno urgenti.